まず、メモの情報をTo（今日すべきこと、したいこと）、Ｗ（今週すべきこと、したいこと）、Ｍ（今月すべきこと、したいこと）、Ｐ（企画中）の４つに分けます。
これは、情報が行動に変換されるプロセスです。

■Toメモ...（Today：今日やること）行動メモ、実践メモ、指令メモ
毎日のもっとも基本となる行動計画、いわばＴｏＤｏチェックリストです。
これを前日の就寝前か朝一番に書きかえていきます。このToメモには、自動的にその日にやらなくてはいけないことを入れます。一度、メモしたら文句を言わず、その指示通り行動すべきこととして受けとめるのです。
■Ｗメモ...（Week：今週やること）
今日中ということではなくても、なるべく早めに片づけておくべきことがあれば、それを、Ｗメモに入れておきます（慣れてきたら、Toメモに入れ込むとよい）。仕事は一週間を行動の基本の単位とします。ここには、時間があれば、Toメモとして処理したいもの、１週間のうちにやっておくとよいものを入れます。
このToメモとＷメモを見開きで、いつでも見られるように、手帳の表紙裏の２つのページに貼るのです。
■Ｍメモ...（Month：今月やること）
これは、期限が１、２ヵ月先のものに対して、その準備をしたり、要領を頭に入れておくために書きます。
今月にやっておいた方がよいが、忙しくて来月にまわすこと、時間があったらやっておきたいことなどが入ってくるので、かなり自由度大。いい加減なことも書いておいてもよいでしょう。それがＷメモやToメモへ落ちてくる段階で、取捨選択されていきます。マンスリーというよりは、この１週間でやる必要のない、今後の計画や気にとめておくことを入れます。
■Ｐメモ...（Plan：企画中）願望メモ
これは、先のＭメモよりも不確かな願望や思いつき、やってみようと思ったことをそのまま記入します。Yearメモも兼ねます。行動にいたる前の着想を拾い上げ、ストックしておくところといえるでしょう。
相当の予算や時間、人数が必要であるために、目処がつかず保留していることなども、ここに入れておき、具体的にふくらませていくとよいです。